شبکه بهداشت و درمان شوط

الف) حوزه مدارک پزشکی

1- طراحی، توسعه، استقرار بروزآوری سیستم های مورد نیاز در زمینه تشکیل، گردش،کنترل و بایگانی مدارک پزشکی

2- پیگیری انجام کلیه مکاتبات و ارسال/ دریافت اسناد ومدارک پزشکی مورد نیاز توسط واحد دبیرخانه بیمارستان به/ از ارگانها و نهادها

3- انجام کلیه اقدامات و پیگیری های لازم جهت صدور اولیه گواهی ولادت و گواهی وفات و سایر گواهی های مرتبط

4- ثبت، ضبط، نگهداری و اخذ رضایت معالجه و عمل جراحی از بیمار و اخذ رضایت استفاده از اطلاعات پزشکی پرونده جهت محققین

5- برنامه ریزی و اقدام به منظور در اختیار قراردادن تصویر مدارک پزشکی بیمار حسب تقاضای وی یا نماینده قانونی او یا سایر افراد مجاز،جهت ارائه به سازمانهای مختلف

6- مشارکت و تعامل در برنامه ریزی، هماهنگی و مدیریت تشکیل کمیته اسناد و مدارک پزشکی بیمارستان و پیگیری انجام وظای ف و مسئولیت ها و دستور جلسات کمیته اسناد و مدارک پزشکی و ارائه گزارشها و اطلاعات در زمینه پیشرفت فعالیت های مرتبط به افراد و مراجع ذیربط

7- انجام هماهنگی ها و همکاری های لازم برای ارائه خدمات مورد نیاز به کار آموزان رشته آمار و مدارک پزشکی که متقاضی گذراندن دوره کار آموزی در این واحد سازمانی هستند

8- انجام کلیه فعالیت ها و اقدامات لازم به منظور کنترل و بررسی پرونده های بیماران از نظر کیفی و کمی و احصاء نواقص و کاستی های اطلاعاتی در آنها و ارجاع پرونده های ناقص به بخش های بالینی و... پیگیری جهت رفع این نواقص

9- انجام کلیه برنامه ریزی ها و اقدامات لازم جهت تفکیک و بایگانی پرونده هایی که از نظر کمیت و کیفیت اطلاعات کامل می باشند مطابق با رویه ها و دستورالعمل های مشخص پس از مرحله کد گذاری پرونده ها

10- تهیه و به روزآوری نسخه های پشتیبان( Back – up) از پرونده های الکترونیکی بیماران و انجام اقدامات و فعالیت های لازم به منظور اجرای روش ها و دستورالعمل های مرتبط

11- انجام کلیه امورمربوط به انتقال پرونده ها از بایگانی فعال به بایگانی راکد مطابق دستورالعمل، استاندارها و الزامات

12- انجام کلیه اقدامات و فعالیت های لازم به منظور خلاصه برداری از پرونده های موجود در بایگانی راکد و امحاء دوره ای آنها مطابق با قوانین، مقررات و ضوابط مرتبط

13- نظارت مستمر برفضای فیزیکی و الکترونیکی بایگانی پرونده ها و پیگیری اجرای اقدامات لازم جهت حفظ و افزایش سطح امنیت وایمنی فضای بایگانی پرونده ها

ب) حوزه آمار و کد گذاری

1- طراحی، توسعه، استقرار و به روزآوری رویه های مناسب جهت جمع آوری اطلاعات مورد نیاز برای محاسبه شاخص های آماری بیمارستانی

2- بررسی و مطالعه اطلاعات آماری شامل اطلاعات جمع آوری شده از طریق فرم های کاغذی و اطلاعات ایجاد شده در سیستم HIS بر اساس مبانی علمی و روش های آماری و استخراج و محاسبه شاخص های آماری بیمارستان

3- انجام کلیه اقدامات و فعالیت های لازم در زمینه انتشار شاخص های آماری و گزارش های تحلیلی و مقایسه ای به صورت دوره ای و موردی،در قالب گزارش های تحلیلی کاغذی، فایل های الکترونیکی، دفترچه های آماری، نشریه های داخلی و.... ارسال آنها به مراکز و مراجع ذیربط

4- انجام کلیه مطالعات، برنامه ریزی ها، اقدامات و پیگیری های لازم جهت مکانیزه کردن کامل فرآیند جمع آوری اطلاعات، تحلیل و استخراج شاخص ها و انتشار شاخص های آماری با استفاده از فناوری اطلاعات و شبکه اینترنت و سیستم HIS با همکاری گروه فناوری اطلاعات

5- انجام فعالیت ها و اقدامات لازم در زمینه کد گذاری فعالیت های تشخیصی و درمانی و عمل های جراحی صورت گرفته بر اساس استانداردهای کدگذاری نظیر کتاب های ICD-9 CM , ICD-10 و... و در صورت لزوم بعد از اخذ نظرات پزشکان متخصص و فوق تخصص

ج) سایر وظایف

1- انجام همکاری ها و هماهنگی های مقتضی با دانشجویان، اعضای هیأت علمی و پژوهشگران در ارتباط با فعالیت های پژوهشی و ارائه خدمات مناسب در زمینه اطلاعات مورد نیاز آنان با ملاحظه ورعایت قوانین و مقررات مرتبط با مجوزها و شرایط دسترسی به اطلاعات پزشکی بیماران

2- بررسی و پیگیری سریع و به موقع گزارشات رسیده از واحد پاسخگویی به شکایات،در خصوص شکایات مشتریان بیمارستان از عملکرد، خدمات، پرسنل زیر مجموعه و.... مرتبط با این واحد سازمانی و انجام اقدامات اصلاحی مورد نیاز در جهت رفع مشکلات و جلوگیری از وقوع مجدد مسائل پیش آمده و ارائه پاسخ ها و بازخوردهای لازم به واحد پاسخگویی به شکایات جهت ارائه به مشتریان و سایر مراجعه و مراکز ذیریط

3- طراحی، توسعه، ایجاد و به روزآوری پایگاهای داده و بانک های اطلاعاتی لازم جهت ثبت و ضبط اطلاعات پایه و تفصیلی مورد نیاز به منظور اجرای هرچه مؤثرتر و کارآمدتر وظایف واحد

4- طراحی، توسعه و ایجاد اولیه پایگاهای داده و بانک های اطلاعاتی مورد نیاز جهت ثبت سوابق و اطلاعات به وجود آمده و تجربیات کسب شده در طول انجام فعالیت های واحد سازمانی و ارائه آن به واحد مدیریت دانش و یادگیری سازمانی(حوزه برنامه ریزی و توسعه ؛ واحد سازمانی سیستم ها و فناوری اطلاعات) و اخذ تأئیدیه و انجام هماهنگی لازم و اصلاحات مورد نیاز و.......

5- به روز آوری پایگاهای داده و بانک های اطلاعاتی مذکور در بند قبل

6- انجام سایر وظایف و امور محوله بنا به شرایط و اقتضائات مختلف سازمانی و محیطی بیمارستان 

گزارش عملکرد اداره مدارک پزشکی:

- این بخش شامل واحدهای پذیرش بستری و اورژانس و سرپایی(درمانگاهی)-آمار-کدگذاری و بایگانی می باشد.

- در این مرکز به طور متوسط ماهیانه بیش از 600 پذیرش بستری و اورژانس و حدودا 1000 پذیرش درمانگاهی انجام می شود.

- پرونده پس از تحویل به بخش مدارک پزشکی جهت کدگذاری منطبق با کتاب های ICD-10 آماده می گردد و پس از ثبت کد در سیستم و مرتب سازی اوراق پرونده و آماده کردن پوشه آن، پرونده بایگانی می شود. - در این واحد پاسخگویی به مراجعین حقیقی و حقوقی طبق ضوابط و قوانین صورت می گیرد که به طور متوسط روزانه حدود 50 نفر به مراجعین داخل و خارج سازمانی پاسخگویی می گردد.

- درضمن در واحد آمار نیز جمع آوری، پردازش، تجزیه و تحلیل و گزارش دهی آمار فعالیت های مختلف کلینیکی و پاراکلینیکی بیمارستان به مراجع داخل و خارج سازمان ذیصلاح صورت می گیرد.

- همچنین آماده سازی و ارائه مدارک پزشکی و سایر اطلاعات مورد درخواست، برای محققین اعم از پزشکان و دانشجویان و سایر پژوهشگران مجازجهت انجام امور آموزشی و پژوهشی.