الف) حوزه مدارك پزشكي

1- طراحي، توسعه، استقرار بروزآوري سيستم هاي مورد نياز در زمينه تشكيل، گردش،كنترل و بايگاني مدارك پزشكي

2- پيگيري انجام كليه مكاتبات و ارسال/ دريافت اسناد ومدارك پزشكي مورد نياز توسط واحد دبيرخانه بيمارستان به/ از ارگانها و نهادها

3- انجام كليه اقدامات و پيگيري هاي لازم جهت صدور اوليه گواهي ولادت و گواهي وفات و ساير گواهي هاي مرتبط

4- ثبت، ضبط، نگهداري و اخذ رضايت معالجه و عمل جراحي از بيمار و اخذ رضايت استفاده از اطلاعات پزشكي پرونده جهت محققين

5- برنامه ريزي و اقدام به منظور در اختيار قراردادن تصوير مدارك پزشكي بيمار حسب تقاضاي وي يا نماينده قانوني او يا ساير افراد مجاز،جهت ارائه به سازمانهاي مختلف

6- مشاركت و تعامل در برنامه ريزي، هماهنگي و مديريت تشكيل كميته اسناد و مدارك پزشكي بيمارستان و پيگيري انجام وظاي ف و مسئوليت ها و دستور جلسات كميته اسناد و مدارك پزشكي و ارائه گزارشها و اطلاعات در زمينه پيشرفت فعاليت هاي مرتبط به افراد و مراجع ذيربط

7- انجام هماهنگي ها و همكاري هاي لازم براي ارائه خدمات مورد نياز به كار آموزان رشته آمار و مدارك پزشكي كه متقاضي گذراندن دوره كار آموزي در اين واحد سازماني هستند

8- انجام كليه فعاليت ها و اقدامات لازم به منظور كنترل و بررسي پرونده هاي بيماران از نظر كيفي و كمي و احصاء نواقص و كاستي هاي اطلاعاتي در آنها و ارجاع پرونده هاي ناقص به بخش هاي باليني و... پيگيري جهت رفع اين نواقص

9- انجام كليه برنامه ريزي ها و اقدامات لازم جهت تفكيك و بايگاني پرونده هايي كه از نظر كميت و كيفيت اطلاعات كامل مي باشند مطابق با رويه ها و دستورالعمل هاي مشخص پس از مرحله كد گذاري پرونده ها

10- تهيه و به روزآوري نسخه هاي پشتيبان( Back – up) از پرونده هاي الكترونيكي بيماران و انجام اقدامات و فعاليت هاي لازم به منظور اجراي روش ها و دستورالعمل هاي مرتبط

11- انجام كليه امورمربوط به انتقال پرونده ها از بايگاني فعال به بايگاني راكد مطابق دستورالعمل، استاندارها و الزامات

12- انجام كليه اقدامات و فعاليت هاي لازم به منظور خلاصه برداري از پرونده هاي موجود در بايگاني راكد و امحاء دوره اي آنها مطابق با قوانين، مقررات و ضوابط مرتبط

13- نظارت مستمر برفضاي فيزيكي و الكترونيكي بايگاني پرونده ها و پيگيري اجراي اقدامات لازم جهت حفظ و افزايش سطح امنيت وايمني فضاي بايگاني پرونده ها

ب) حوزه آمار و كد گذاري

1- طراحي، توسعه، استقرار و به روزآوري رويه هاي مناسب جهت جمع آوري اطلاعات مورد نياز براي محاسبه شاخص هاي آماري بيمارستاني

2- بررسي و مطالعه اطلاعات آماري شامل اطلاعات جمع آوري شده از طريق فرم هاي كاغذي و اطلاعات ايجاد شده در سيستم HIS بر اساس مباني علمي و روش هاي آماري و استخراج و محاسبه شاخص هاي آماري بيمارستان

3- انجام كليه اقدامات و فعاليت هاي لازم در زمينه انتشار شاخص هاي آماري و گزارش هاي تحليلي و مقايسه اي به صورت دوره اي و موردي،در قالب گزارش هاي تحليلي كاغذي، فايل هاي الكترونيكي، دفترچه هاي آماري، نشريه هاي داخلي و.... ارسال آنها به مراكز و مراجع ذيربط

4- انجام كليه مطالعات، برنامه ريزي ها، اقدامات و پيگيري هاي لازم جهت مكانيزه كردن كامل فرآيند جمع آوري اطلاعات، تحليل و استخراج شاخص ها و انتشار شاخص هاي آماري با استفاده از فناوري اطلاعات و شبكه اينترنت و سيستم HIS با همكاري گروه فناوري اطلاعات

5- انجام فعاليت ها و اقدامات لازم در زمينه كد گذاري فعاليت هاي تشخيصي و درماني و عمل هاي جراحي صورت گرفته بر اساس استانداردهاي كدگذاري نظير كتاب هاي ICD-9 CM , ICD-10 و... و در صورت لزوم بعد از اخذ نظرات پزشكان متخصص و فوق تخصص

ج) ساير وظايف

1- انجام همكاري ها و هماهنگي هاي مقتضي با دانشجويان، اعضاي هيأت علمي و پژوهشگران در ارتباط با فعاليت هاي پژوهشي و ارائه خدمات مناسب در زمينه اطلاعات مورد نياز آنان با ملاحظه ورعايت قوانين و مقررات مرتبط با مجوزها و شرايط دسترسي به اطلاعات پزشكي بيماران

2- بررسي و پيگيري سريع و به موقع گزارشات رسيده از واحد پاسخگويي به شكايات،در خصوص شكايات مشتريان بيمارستان از عملكرد، خدمات، پرسنل زير مجموعه و.... مرتبط با اين واحد سازماني و انجام اقدامات اصلاحي مورد نياز در جهت رفع مشكلات و جلوگيري از وقوع مجدد مسائل پيش آمده و ارائه پاسخ ها و بازخوردهاي لازم به واحد پاسخگويي به شكايات جهت ارائه به مشتريان و ساير مراجعه و مراكز ذيريط

3- طراحي، توسعه، ايجاد و به روزآوري پايگاهاي داده و بانك هاي اطلاعاتي لازم جهت ثبت و ضبط اطلاعات پايه و تفصيلي مورد نياز به منظور اجراي هرچه مؤثرتر و كارآمدتر وظايف واحد

4- طراحي، توسعه و ايجاد اوليه پايگاهاي داده و بانك هاي اطلاعاتي مورد نياز جهت ثبت سوابق و اطلاعات به وجود آمده و تجربيات كسب شده در طول انجام فعاليت هاي واحد سازماني و ارائه آن به واحد مديريت دانش و يادگيري سازماني(حوزه برنامه ريزي و توسعه ؛ واحد سازماني سيستم ها و فناوري اطلاعات) و اخذ تأئيديه و انجام هماهنگي لازم و اصلاحات مورد نياز و.......

5- به روز آوري پايگاهاي داده و بانك هاي اطلاعاتي مذكور در بند قبل

6- انجام ساير وظايف و امور محوله بنا به شرايط و اقتضائات مختلف سازماني و محيطي بيمارستان 

گزارش عملكرد اداره مدارك پزشكي:

- اين بخش شامل واحدهاي پذيرش بستري و اورژانس و سرپايي(درمانگاهي)-آمار-كدگذاري و بايگاني مي باشد.

- در اين مركز به طور متوسط ماهيانه بيش از 600 پذيرش بستري و اورژانس و حدودا 1000 پذيرش درمانگاهي انجام مي شود.

- پرونده پس از تحويل به بخش مدارك پزشكي جهت كدگذاري منطبق با كتاب هاي ICD-10 آماده مي گردد و پس از ثبت كد در سيستم و مرتب سازي اوراق پرونده و آماده كردن پوشه آن، پرونده بايگاني مي شود. - در اين واحد پاسخگويي به مراجعين حقيقي و حقوقي طبق ضوابط و قوانين صورت مي گيرد كه به طور متوسط روزانه حدود 50 نفر به مراجعين داخل و خارج سازماني پاسخگويي مي گردد.

- درضمن در واحد آمار نيز جمع آوري، پردازش، تجزيه و تحليل و گزارش دهي آمار فعاليت هاي مختلف كلينيكي و پاراكلينيكي بيمارستان به مراجع داخل و خارج سازمان ذيصلاح صورت مي گيرد.

- همچنين آماده سازي و ارائه مدارك پزشكي و ساير اطلاعات مورد درخواست، براي محققين اعم از پزشكان و دانشجويان و ساير پژوهشگران مجازجهت انجام امور آموزشي و پژوهشي.